導入事例

私の業務におけるミッションは、従業員全員がシステムやツールを快適かつ安全に使える業務環境を作ることです。
具体的な担当範囲としては、自社プロダクト以外のIT領域における、システムやツールの管理運用、新規導入に加え、PCの調達やキッティング、セキュリティ管理・担保などが挙げられます。今回の取り組みであるNotionの導入と運用は、ほぼ私だけで担当しました。

それぞれの目的別にバラバラのツールを使用しており、以下のような導入状況でした。

• 社内のナレッジ共有：Confluence（コンフルエンス）
• タスク管理、プロジェクト管理：Asana（アサナ）
• 資産管理：Google スプレッドシート

弊社は創業からまだ6年しか経っていないベンチャー企業ですので、事業を前に進めながら必要に応じてその都度ツールを導入し、体制を整えてきました。そのため、システムやツールを整理、統合する余裕がなかったというのが実情です。

今回Notionを導入した背景には、大きく3つの課題がありました。1つ目の課題は、蓄積したナレッジや業務に関わる情報が、別々のツール、別々の場所に散らばっていたため、事業をさらにドライブさせるための情報共有が困難だった点です。
2つ目に働き方のモデル上、ナレッジ共有の文化や仕組みを作る難易度が高い点も課題でした。弊社はフルリモート、フルフレックスを導入しており、外国在住の従業員もいるため、直接顔を合わせる機会が多くありません。そのため、オンラインで社員同士の結びつきを強め、ナレッジを簡単に共有できる仕組みが必要だと感じていました。
さらに課題だったのが、ツールごとの費用対効果を最適化できていなかったことです。そこで費用対効果が不透明なツールの導入を見直し、別々に導入されたシステムやツールを集約して、コストを可視化することになりました。

2023年1月に別の社員から「会社でNotionを導入するなら、ネクストモードのセミナーが役に立ちそうですよ」と紹介されたことがきっかけでした。セミナーの内容は、ConfluenceからNotionへの移行や、エンタープライズ企業でNotionを導入するにあたってのセキュリティー強化といった内容で、まさに私が気になっていた分野でした。
ただ、セミナー当日にどうしても時間の都合が合わなくなってしまい……。後半部分だけ参加し、その他のセミナー内容は直接ネクストモードのご担当の方に情報共有いただきました。その内容も私が気になっていた部分がピンポイントで紹介されており、今でもとても参考になっています。
その他、情報システム部門の方が集まっているコミュニティーや企業のオウンドメディアやブログ記事から情報を収集しました。

弊社の決算月である6月中には移行を完了させ、7月からはNotionを活用して新しく業務を構築したいと考えていました。ネクストモードの担当者には、スピード感がある対応だけでなく、細やかなサポートまでしていただいており、それが取り組みの決め手です。
Notionへの移行は私一人の担当でしたので当初は不安でしたが、導入を支援してくださる強力なパートナーができ、安心できました。経営層に稟議を通す際にも、導入コストの概算やどのようにフルリモート環境が円滑になるかといった、実績に基づいたアドバイスをいただけました。

もしネクストモードからのサポートがなければ、Notion導入にかかった期間は今回の倍以上、つまり4ヶ月ほどはかかっていたと思います。おかげで無事に決算月である6月中に移行を完了させることができ、7月から全社でNotionを活用する体制を整えることができました。
Slackに寄せられる質問に対して1件1件打ち返すだけでも時間がかかっていたはずですし、プロジェクトメンバーに対するNotionの活用方法や他社事例のご紹介は効果的でした。やはり、外部のプロにお任せしたことでアドバイスに説得力があったと思います。
特にNotionの活用に効果があったアドバイスは、Notion以外のツールとの連携です。Notionを使い込んでいるプロジェクトメンバーが、ネクストモードからのアドバイスを受けてSlackやZapierとの連携をどんどん進めてくれたため、とても便利に使えるようになりました。

社内のナレッジ共有について、以前よりもドキュメントの一覧性が高まりました。Notionでは複数ページを同じ画面で閲覧することができ、その可視性も高いため、以前の仕組みと比較して1件あたりの検索時間を5分は短縮できています。
またNotionのファンである役員からは、「以前の仕組みよりも断然使いやすくなった」と評価の声を受けています。