導入事例
CASE STUDY
東日本電信電話株式会社
- ご利用いただいているサービス
- 「SaaSライセンス＆サポート」 Notion
- ご利用期間
- 2022年3月～
- お話をうかがった方
-
ネットワーク事業推進本部 設備企画部 ビジネス推進部門
クラウドネットワーク推進担当
担当課長 五味健太様
担当課長 山本俊様
担当課長 奥谷智様
主査 田口裕真様
ビジネス開発本部 第二部門 商材プロデュース担当
篠原栄佑様
情報の分散防止と
部署を横断したPJ連携のために、
プラットフォームが必要だった
Notionを導入した経緯を教えてください。
篠原様
チーム内や担当間での情報共有を活発化・効率化するためです。以前は担当ごとにエクセルやテキストメモなどで資料を作成し、「フォルダに格納したから確認して！」と別の担当にメールする……という非常に非効率なやり方をしていました。また、ナレッジやノウハウが個々の担当者に紐づいていて、チーム内での共有も中々進まない状況でした。それらの問題を解消するために、簡単に情報を共有できるプラットフォームが必要だと考えたのです。
ちょうどタイミングよく、ネクストモードさんからNotionのご提案をいただき、「これは」ということで、まず私どもの部署（ビジネス開発本部）で使用を始めました。
厳しいセキュリティーガイドラインを
クリアできたのは、
ネクストモードのサポートがあったから
セキュリティーの点でも、Notionのエンタープライズプランは御社のニーズにマッチしていたと思います。
奥谷様
オープンソース系のツールの利用を検討したこともありましたが、弊社のセキュリティーガイドライン基準を満たさないものがほとんどでした。
エンタープライズプランであれば、ページのWeb公開やゲスト招待などのリスクある行動を制限できたり、外部のセキュリティーサービスと連携ができたりするので、「これならいけそうだぞ」と。
山本様
弊社ではID認証サービスとしてOktaを使っていますが、それと連携させてシングルサインオンやユーザプロビジョニングできるのもエンタープライズプランだけでしたね。また、必須要件であったMFA（多要素認証）についても、Oktaと連携させることで実現できました。
田口様
社内のセキュリティー審査を通すためには様々な情報が必要なのですが、ネクストモードさんに一つ一つ、「これはどうすれば解決できますか？」と問い合わせながら進めました。
篠原様
以前にNetskopeを導入したときも、セキュリティー審査をクリアするのは大変でしたが、ネクストモードさんにサポートをしていただいたお陰でスムーズに進みましたね。導入後もSlackでのリアルタイムなサポートがあるので、とても助かっています。
奥谷様
ネクストモードさんには、細かくコンサルティングをしていただきました。当然ですが、トップクラスの社外秘情報を直接Notionにいれようと思うと、かなりのセキュリティーレベルが要求されますし、こちらもそれは求めていません。そうではなく、ステップを踏んで使用レベルに合わせたロードマップをご提案いただいたことで、ガイドラインをクリアできて導入が実現しました。
更新の手軽さや検索性、
フォーマットの豊富さがNotionの魅力
実際に使用し、Notionのどのような機能が「使える」と感じていらっしゃいますか？
田口様
まずは、更新が手軽にできることですね。今までのファイル管理では更新が追いつかず、どれが最新なのかわからない大量のファイルが生成されて、結局陳腐化する、ということが繰り返されていました。その点Notionは、誰でも気軽に更新できるのが最高にいい。また変更履歴が残り、何かあれば元に戻すことができるので、書き込みをすることの心理的な障壁も低くなります。
山本様
確かに、気づいた人がメモを残すことで、集合知となっていくのがとても良いです。
田口様
また、見せ方のフォーマットを変えられる点もいい。同じデータでもカレンダーにしたりテーブルにしたり、的確なフォーマットを選んで見せられるのは魅力的ですね。
五味様
スキルがなくても、ノーコードでかっこいいページが誰でも作れるから、発信するモチベーションになります。
奥谷様
検索機能が優秀ですね。様々なナレッジを蓄積しているので、キーワードをいくつか入れれば、求める情報がすぐに探せます。
田口様
煩雑な業務システムの使い方は、新入社員がつまずくポイントですよね。今までは先輩に聞いていたところを、Notionを見れば解決できるようになりました。マニュアル自体は社内サーバーにあっても、どこに何があるかをNotionに書いてあるだけで、いちいち探す手間が省けます。
五味様
誰がどの研修に参加するかなど、今まではエクセルで管理していましたが、今はNotionになっています。出社していたころは対面で「もう参加した？」と確認できましたが、リモートワークになってからは、それも難しいですから。Notionでは、個人ごとのステータスを確認できて便利です。
「社内エバンジェリスト」が
Notion利用を牽引
現在、Notionの編集作業はどなたが行っているのですか？
田口様
私が音頭を取って、メンバーに声をかけながら進めています。いわゆる「エバンジェリスト」の役割です。運用開始して約1年ですが、だいぶナレッジが貯まってきました。当初は私の方でベースを作って、そこを各自で埋めてもらう形でしたが、最近は徐々に、メンバーから「こうしたい」という意見が出るようになり、コンテンツも増えました。
運用方針は、何でもすべてNotionに詰め込もう、というのではなく、Notionに適しているものは徐々に入れていこう、という形です。Notionが情報のハブ的役割となり、「まずはNotionを確認しよう」という動きになれば、利用者も増えていくと思います。
Notionの利用を活性化するために、メンバーに推奨していることはありますか？
田口様
一人ひとり、自己紹介ページを作ってもらっています。リモートワークになってから、新入社員や新たにチームに参加したメンバーには特に、どういうキャラクターの人なのか見えづらくなっているので、個人的な趣味などを含めて色々投稿して欲しいですね。私も、ラーメン情報をデータベース化して載せています（笑）。
五味様
田口さんがYouTubeやセミナーでNotionの勉強をして、チーム内に共有してくれているので、興味のある人はどんどん使いこなしていますね。
田口様
今の課題は、ページが増えすぎていることでしょうか。ただ、今は広げていくタームなので、それでもいいのかもしれません。使っていくうちに洗練されて、シンプルになっていくと思います。
ネクストモードには、
業務に合ったテンプレートや
機能活用提案を期待
Notionの利用を活発化するための、課題や目標はありますか？
田口様
現状ではメンバー全員がフルに使いこなせてはいません。ただ、強制することはできないので、どうするべきか模索中です。
五味様
他の部署にもNotion活用が進めば、メリットを感じる人も増えるでしょう。ただ、そのためには現状の機能では足りない点もある。今後、Notionの機能拡大を期待しています。
田口様
そのためには、メンバーを集めて社内勉強会を開きたいですね。今のところ1回だけ行ったのですが、今後は定期的に開催したいです。
今後、ネクストモードに何かご要望はございますか？
田口様
自分自身でNotionの勉強をしてはいますが、常に試行錯誤です。成功事例やテンプレートなどをご紹介いただけると、取り入れやすくなります。
奥谷様
弊社の状況をご理解いただいた上で、「この機能がオススメですよ」などプッシュしていただけると、とても助かります。
Notionは今後も新機能がどんどんリリースされる予定なので、御社に合った機能を積極的にご提案させていただきます！本日はありがとうございました。